De incasso procedure

Hierbij treft u de algemene beschrijving aan van het incassotraject. Naar gelang de aard van de vordering of specifieke wensen van de opdrachtgever zijn aanpassingen en uitzonderingen mogelijk.

  1. HET MINNELIJKE (OF BUITENGERECHTELIJK) TRAJECT

1.1 Het aanleveren van de vordering

Om uw vordering in behandeling te kunnen nemen, zien wij graag van u een kopie van de volgende stukken tegemoet:

  • een kopie van een met de debiteur aangegane overeenkomst en van toepassing zijnde leveringsvoorwaarden (indien aanwezig);
  • de door u verzonden factuur/facturen met daarin genoemd een betalingstermijn, factuurnummer en naam- en adresvermelding van zowel uw organisatie als van de debiteur;
  • a. een door u verzonden herinnering waarbij u de debiteur in de gelegenheid stelt om alsnog binnen een redelijke termijn tot betaling over te gaan, bijvoorbeeld een betalingstermijn van zeven dagen na dagtekening van deze herinnering;
  • b. in geval de wederpartij een particulier (consument) is: een door u verzonden herinnering waarbij u de debiteur in de gelegenheid stelt om alsnog binnen 14 dagen tot betaling over te gaan, met aanzegging dat na het verstrijken van de betalingstermijn de incassokosten conform de WIK (zie onze website) in rekening worden gebracht;
  • een door u verzonden aanmaning, waarbij u de debiteur wederom een redelijke termijn stelt om te betalen (in dit geval kunt u de termijn verkorten van zeven dagen naar vijf dagen). In deze aanmaning geeft u duidelijk aan, dat u bij het uitblijven van betaling de vordering ter incasso uit handen zal geven aan een gerechtsdeurwaarder. U geeft daarbij aan dat in dat geval alle bijkomende kosten voor rekening van de debiteur komen;
  • eventueel verweer en andere correspondentie met de debiteur;
  • indien u op uurbasis werkt: een urenspecificatie;

De bovengenoemde maatregelen zijn noodzakelijk voor het geval uw vordering aan de rechter voorgelegd zal worden. In dat geval moet u kunnen aantonen dat u zelf al het nodige heeft gedaan om buiten ons om betaling te verkrijgen.

Uit efficiëntie kunt u ook overwegen om in eerste instantie alleen een kopie van de factuur/facturen naar ons toe te zenden. In dat geval zullen wij u om toezending van de overige stukken vragen, zodra de debiteur verweer voert, of zodra de dagvaarding geredigeerd moet worden.

Het is ook mogelijk om uw vordering elektronisch aan te leveren. Wij hanteren daarvoor verschillende protocollen (e-mail, Excel, XML, maatwerk), specifiek uitgewerkt naar uw wensen.


1.2 Het in behandeling nemen van de vordering door Van Roon, Saly & Partners

Wij streven er naar om uw vordering op de dag van ontvangst in behandeling te nemen. Wij controleren hierbij twee belangrijke aspecten:

–   de juridische onderbouwing van uw vordering, m.a.w. is uw vordering in rechte haalbaar;

–  de verhaalbaarheid van uw vordering. Dit controleren wij door te onderzoeken of uw debiteur al geregistreerd   staat in ons eigen computersysteem;

Indien bovengenoemde aspecten positief uitvallen, leggen wij zowel fysiek als elektronisch een dossier aan van uw vordering.

Gelijktijdig zenden wij aan u een opdrachtbevestiging (elektronisch of per post) van de zaak met vermelding van uw dossiernummer. Met dit dossiernummer kunt u – optioneel – via onze website online informatie opvragen.

1.3 De eerste sommatie

Na het aanleggen van het dossier versturen wij de debiteur een eerste sommatie, waarbij in elk geval het volgende wordt vermeld:

–  uw referentie (veelal uw factuurnummer);

–  de rechtsgrond van uw vordering;

–  een betalingstermijn van acht dagen;

–  de mogelijkheid om schriftelijk verweer tegen de vordering te voeren;

–  de mogelijkheid om schriftelijk een onderbouwd en acceptabel afbetalingsvoorstel te doen;

1.4 De tweede sommatie

Indien er geen betalingen en/of reacties volgen naar aanleiding van de eerste sommatie, zenden wij na het verstrijken van de betalingstermijn een tweede sommatie. De tweede sommatie heeft een dwingender karakter. In plaats van acht dagen is de betalingstermijn verkort naar vijf dagen. Er wordt geen mogelijkheid meer geboden tot gespreide betaling en er wordt gemeld dat bij non-betaling de zaak aan de rechter voorgelegd zal worden.

  1. HET GERECHTELIJK TRAJECT (PROCESSUELE FASE)

 2.1 De dagvaarding

Indien er in het minnelijke traject van uw debiteur geen betaling is ontvangen, of gegrond verweer is gevoerd, vragen wij uw toestemming om over te gaan tot dagvaarden. Bij dit verzoek vragen wij u ook om een kostenvoorschot. Dit voorschot is bedoeld om de door ons te maken kosten in het gerechtelijke traject te dekken, bijvoorbeeld het griffierecht. Indien u dat wenst, kunnen wij voorafgaand aan dit traject door een extern bureau een onderzoek naar de verhaalsmogelijkheden laten doen. De kosten van een dergelijk onderzoek zijn echter niet verhaalbaar op uw debiteur en komen dus voor uw rekening. Bij het uitreiken van de dagvaarding proberen wij zelf een beeld te vormen van de verhaalsmogelijkheden.

Het opstellen van de dagvaarding en het voeren van de procedure doen wij zelf. De dagvaarding is tevens de ‘conclusie van eis’. Hierin wordt uw vordering uitvoerig omschreven, eventueel verweer besproken en onderbouwt met alle beschikbare documenten (zie 1.1). Voor zeer complexe zaken schakelen wij één van onze huisadvocaten in, welke de dagvaarding zal opstellen en namens u de verdere procedure zal voeren.

Wij streven er naar om de dagvaarding – na ontvangst van het voorschot – binnen de termijn van maximaal twee weken door een van onze (t.k.-) gerechtsdeurwaarders aan de debiteur uit te reiken. In het geval de debiteur buiten ons rayon woont – dat houdt in buiten de provincies Noord Holland, Flevoland en Utrecht – schakelen wij een collega-gerechtsdeurwaarder in. Wij werken in een samenwerkingsverband met onafhankelijke gerechtsdeurwaarderskantoren. In dit verband hebben wij afspraken over werkwijze, tarieven en kwaliteit. Op deze wijze garanderen wij u dus een landelijke dekking van onze diensten.

2.2 Het proces

Behoudens in het geval dat wij een advocaat hebben ingeschakeld zullen wij gedurende de gehele gerechtelijke procedure als procesgemachtigde voor u optreden. Wij stellen voor u de verdere processtukken (conclusies) op en nemen de diverse zittingen waar (comparities, getuigenverhoren).

Bij aanvang van de procedure valt het verloop (en de duur!) niet te voorspellen. De debiteur kan alsnog met verweer komen en zelfs een tegenvordering indienen. Het is daarom ook moeilijk om in deze fase een begroting van de kosten te maken. Gelukkig wordt 90% van de vorderingen niet betwist en verschijnt de debiteur niet voor de rechter. De rechter verleent verstek en wijst vonnis. Dit duurt in de regel niet langer dan een maand. Helaas zijn de proceskosten in dat geval vaak symbolisch en niet toereikend om alle in de procedure gemaakte kosten te dekken.

Hoewel de Nederlandse rechters een aantal jaren geleden hebben afgesproken om de procedures te stroomlijnen en daarmee in tijd te verkorten, kan een procedure met verweer al gauw negen maanden gaan duren. Een verweerprocedure kent onder meer de volgende fasen, welke niet allemaal hoeven voor te komen:

  • conclusie van eis (lees: de dagvaarding);
  • conclusie van antwoord (bij een tegenvordering: en eis in reconventie);
  • tussenvonnis: doorprocederen of een
  • comparitie van partijen. (De rechter nodigt beide partijen uit ter zitting voor nadere uitleg en/of voor de mogelijkheid van een schikking.)
  • conclusie van repliek (bij een tegenvordering: en antwoord in reconventie);
  • conclusie van dupliek (bij een tegenvordering: en repliek in reconventie);
  • bij een tegenvordering: dupliek in reconventie;

vonnis:
1. vordering wordt toegewezen.
2. vordering wordt afgewezen.
3. comparitie van partijen (partijen moeten persoonlijk voor de rechter verschijnen).
4. getuigenverhoor (of enquête).
Bij 4:   conclusie na enquête
antwoord conclusie na enquête

(eind)vonnis:
1. vordering wordt toegewezen.
2. vordering wordt afgewezen.

(cursief gedrukt zijn de proceshandelingen van de weder- of de gedaagde partij).

  1. HET EXECUTIETRAJECT (OF DE TENUITVOERLEGGING)

 3.1 Het vonnis

Indien de rechter de debiteur in het ongelijk heeft gesteld, zullen wij het verkregen vonnis ten uitvoer leggen. Alvorens daartoe over te gaan schrijven wij conform onze gedragsregels in het geval van verweer de wederpartij of diens gemachtigde eerst aan tot betaling. Volgt geen betaling of betreft het een verstekvonnis dan volgt betekening.

 3.2 De betekening

Het vonnis (of de titel) wordt door een van onze (t.k.-)gerechtsdeurwaarders aan de debiteur uitgereikt (betekend) met bevel tot betaling onder de noemer ‘In Naam van de Koning’. De wettelijke termijn voor betaling is twee dagen. Ter plaatse proberen onze

(t.k.-)gerechtsdeurwaarders zich een beeld te vormen van de verhaalsmogelijkheden en de debiteur tot betaling te bewegen. De volgende stappen in het executietraject kunnen voor de debiteur immers zeer onaangenaam en kostbaar worden. Bovendien wordt de debiteur in het geval van een verstekvonnis gewezen op de mogelijkheden van verzet (lees: beroep) tegen het vonnis.

Een week na de betekening schrijven wij de debiteur nog eenmaal aan om vrijwillig aan de inhoud van het vonnis te voldoen door uw vordering inclusief kosten te betalen. Bij deze brief verzoeken wij debiteur tevens om opgave te doen van zijn bron van inkomsten. Dit is een in de Wet neergelegde verplichting van de debiteur, die het ons mogelijk moet maken om zo nodig op zijn inkomen beslag te leggen. Verzuimt de debiteur deze opgave aan ons te retourneren, dan wordt in geval van een inkomstenbeslag zijn beslagvrije voet gehalveerd en worden de inhoudingen hoger.

Is het burgerservicenummer bij ons bekend, dan vragen wij gelijktijdig bij het UWV of zij de bron van inkomsten (salaris of uitkering) van debiteur kennen.

Is het Burgerservicenummer niet bekend, dan wordt deze opgevraagd bij de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA).

3.3 Beslaglegging

Wanneer wij de bron van inkomsten hebben achterhaald, wordt er overgegaan tot het leggen van loonbeslag. Uw vordering wordt dan middels periodieke inhoudingen op het salaris of uitkering afgelost. De hoogte van de inhoudingen is uiteraard afhankelijk van de hoogte van het inkomen en de beslagvrije voet.

Mocht beslag op het inkomen niet mogelijk zijn, dan onderzoeken wij de mogelijkheid van een beslag op de bankrekening van de debiteur.

Heeft de debiteur een eigen huis of auto, dan kan daar ook beslag op gelegd worden.

Een aantal zaken wordt afgewikkeld door beslag op de inboedel en/of bedrijfsinventaris (beslag roerende zaken).

In beslag genomen roerende zaken proberen wij meteen in bewaring te nemen, om deze vervolgens in geheel eigen beheer openbaar te verkopen in ons eigen veilinghuis.

  1. DE FINANCIEELE AFWIKKELING VAN DE ZAAK

In het geval de gehele vordering voldaan is door de debiteur, of er na goed overleg met u is besloten om de zaak niet door te zetten, rekenen wij de zaak onder verrekening van het betaalde voorschot af, sluiten wij de zaak en wordt deze gearchiveerd.

4.1 De tarieven

Wij wikkelen de zaak met u af tegen de geldende tarieven. De door de debiteur gedane (deel)betalingen brengen wij in mindering op de gehele vordering inclusief kosten. U ontvangt van ons een nauwkeurig gespecificeerd overzicht waaruit is op te maken hoe de vordering is opgebouwd, welke kosten er in rekening zijn gebracht en hoe de zaak wordt afgerekend.

Neem voor actuele tarieven en verdere informatie contact met ons op; info@vanroon-incasso.nl

De Europese procedure voor geringe vorderingen is een schriftelijke procedure voor grensoverschrijdende geldvorderingen (maximaal 2.000 euro) die worden ingeleid met een standaardvorderingsformulier. De verweerder kan binnen 30 dagen antwoorden, waar nodig vergezeld van bewijsmiddelen. Onder voorwaarden kan een mondelinge behandeling worden gehouden. Het gerecht beslist op de vordering binnen 30 dagen na het antwoord van verweerder.

Bron: www.recht.nl