Een klacht indienen

Het werk van een gerechtsdeurwaarder bestaat vooral uit het omgaan met mensen. De gevolgen van ons werk kunnen zeer ingrijpend zijn en ons werk is niet altijd begrijpelijk voor juridisch niet-geschoolde mensen. Als geen ander begrijpen wij dat daarbij emoties kunnen vrijkomen. Bovendien zijn wij ook mensen en mensen kunnen fouten maken. Daarom staan wij open voor klachten. Voelt u zich onheus behandeld of denkt u dat wij een fout hebben gemaakt, meld dat dan bij ons volgens onderstaande procedure.

1 Indiening 

Een ieder heeft het recht een klacht in te dienen over de dienstverlening van ons kantoor. Voor een snelle afhandeling van de klacht kunt u via onze website het klachtenregistratieformulier gebruiken.

Een klacht kan mondeling, maar bij voorkeur schriftelijk met het klachtenregistratieformulier worden ingediend onder vermelding van:

  • Datum gebeurtenis;
  • Dossiernummer;
  • Naam, adres en contactgegevens van de indiener;
  • De omschrijving van de gedraging en/of naam medewerker waartegen de klacht is gericht.

Alle ingediende klachten worden ter kennisneming gebracht aan de Directeur en de Chef de Bureau.

2 Registratie

Alle klachten worden geregistreerd met de hierboven genoemde gegevens op het ‘Klachtenregistratieformulier’.

Van de klacht wordt melding gemaakt in het dossier. In overleg met de Chef de Bureau wordt besloten of de behandeling/executie van de vordering tijdelijk wordt opgeschort.

De formulieren en bijlagen worden gescand en digitaal opgeslagen in het dossier ‘klachten’ en het dossier van de schuldenaar, waarbij de actiecode op ‘beoordeling klacht’ wordt gezet en de agendadatum op de dag van indiening van de klacht. Tegelijkertijd wordt de klacht met prioriteit ‘hoog’ in de kantooragenda gezet en de fysieke stukken opgeborgen in de order ‘klachten’.


3 Ontvangstbevestiging

 Indien ons kantoor een klacht ontvangt, zal ons kantoor de klager direct (<2 dagen) per e-mail/brief de ontvangst van de klacht bevestigen.

Daarbij wordt aangegeven:

  • Welke persoon de klacht zal behandelen
  • Op welke wijze de klacht behandeld zal worden
  • Dat de opdrachtgever in kennis wordt gesteld van de klacht.

De ontvangstbevestiging wordt zo nodig per gelijke post doorgestuurd naar de contactpersoon binnen onze opdrachtgever.


4 Klachtenbehandeling

De directeur beslist of hijzelf dan wel de Chef de Bureau de klacht zal onderzoeken en behandelen. 

De klager en de betrokken medewerker(s) worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord (hoor en wederhoor). Als de klager heeft aangegeven niet gehoord te willen worden kan daarvan worden afgezien.

Uitgangspunt van het onderzoek is dat de klacht maatschappelijk verantwoord, met inachtneming van de wensen en eisen van de opdrachtgever, naar tevredenheid van de klager en ons kantoor wordt opgelost. De klacht dient binnen vijf werkdagen na ontvangst te zijn afgehandeld, doch deze termijn is afhankelijk van medewerking van klager. De klager, de contactpersoon binnen de opdrachtgever en de betrokken medewerker(s) worden schriftelijk in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek en de daaraan verbonden conclusie. 

Maatregelen 

Indien de klacht gegrond wordt geacht, wordt de essentie met alle medewerkers besproken. Het kantoor zal de volgende maatregelen nemen:

  • Corrigerend door aanpassing van het werkproces en de wijze van communicatie;
  • Arbeidsrechtelijk door vastlegging in het personeelsdossier, tussentijdse beoordeling, berisping of schorsing van de betreffende medewerker.

Het kan zijn, dat u het met onze conclusie en/of afhandeling van de klacht niet eens bent of blijft. U kunt dan uw klacht schriftelijk in tweevoud voorleggen aan de: 

  • Kamer voor Gerechtsdeurwaarders
  • Parnassusweg 220
  • 1076 AV Amsterdam

De Europese procedure voor geringe vorderingen is een schriftelijke procedure voor grensoverschrijdende geldvorderingen (maximaal 2.000 euro) die worden ingeleid met een standaardvorderingsformulier. De verweerder kan binnen 30 dagen antwoorden, waar nodig vergezeld van bewijsmiddelen. Onder voorwaarden kan een mondelinge behandeling worden gehouden. Het gerecht beslist op de vordering binnen 30 dagen na het antwoord van verweerder.

Bron: www.recht.nl